Por: Isabel Yepes

La computación en la nube ha transformado el modo de trabajar, cada vez más empresas y trabajadores por cuenta propia han encontrado en ella mecanismos para facilitar el acceso a la información, la comunicación con clientes y proveedores, y en últimas permitiendo métodos más amigables de interacción con el ser humano. En este artículo presentaremos el uso de herramientas ampliamente disponibles que permiten conformar una oficina ubicua.

Gabriel es un empresario del diseño, se dedica a la transformación de espacios en pequeñas empresas para hacerlos más amigables con las personas, facilitando la productividad. Con el fin de cumplir sus objetivos Gabriel visita constantemente a sus clientes, conoce las necesidades en sitio, toma fotografías de los espacios, comparte propuestas de diseño que han sido elaboradas por su equipo que labora remotamente desde casa y las muestra a sus clientes para obtener su aprobación.

La oficina de Gabriel está compuesta por su computador y su teléfono celular, que le permiten realizar teleconferencias en el momento que lo requiera con un proveedor, hacer seguimiento a la ejecución de los proyectos y comunicarse por medio de chat para enviar instrucciones simples al equipo de trabajo. Esta flexibilidad le permite a Gabriel pasar tiempo de calidad con su familia, pues la ubicuidad de su oficina le evita largos desplazamientos por la ciudad y programa su agenda óptimamente.

Juliana es una desarrolladora de software, amante de las aventuras al aire libre. Ella atiende clientes ubicados en otros países y zonas horarias, recibiendo solicitudes de actualización por aplicaciones colaborativas. Juliana utiliza los servicios de
videoconferencia para realizar reuniones virtuales con sus clientes, mantiene respaldo de su código en la nube garantizando que siempre esté disponible y se conecta a repositorios compartidos para cargar actualizaciones, mientras disfruta la vista en un camping en la playa.

Las herramientas modernas de productividad en la nube permiten gran parte de estos escenarios, tomaremos Office 365 como ejemplo, el cual se convirtió en el estándar de facto en las empresas en su versión local pero que se ha extendido hacia la nube con productos que se integran con la suite. Uno de estos cuya función es la centralización de archivos compartidos es OneDrive, este disminuye la presión sobre el almacenamiento en los computadores y facilita el acceso a todas las personas que lo requieran, como los clientes de Gabriel, que desde sus propias empresas pueden revisar y aprobar desde cualquier ubicación geográfica e incluyendo terminales móviles.

Así como para Juliana, el uso de teleconferencia es familiar para la mayoría de las personas con acceso a Internet, siendo popular inclusive en los hogares que realizan videollamadas a sus seres queridos en otros países. Esta misma tecnología se ha llevado a Skype for Business para provecho de las empresas y los trabajadores remotos, facilitando la cooperación al interior de los equipos. En caso de presentaciones masivas Skype for Business permite videoconferencias de hasta 10.000 asistentes que solo requieren un enlace url público para ingresar.

Con el fin de unificar en una sola aplicación en la nube todos estos recursos, se ha integrado en Teams herramientas tales como chat, correo electrónico, agenda, archivos compartidos, teleconferencia y gestión de proyectos. De este modo se tiene una única
interfaz centralizada donde se pueden crear grupos, suscribirse a canales donde se desarrollan los temas de interés, agendar y ejecutar reuniones remotas por video llamada, mientras se colabora dentro y fuera de línea utilizando el chat y archivos compartidos, al mismo tiempo se puede verificar el avance de tareas asignadas en tableros de control de proyectos.

Las redes sociales suelen ser restringidas en muchos lugares, las empresas suelen identificarlas como un factor de menor productividad de sus empleados, sin embargo existe una plataforma de red social corporativa, que habilita la interacción desde el interior de la compañía y como un método lúdico para mejorar la comunicación entre los empleados. Este es Yammer, el cual presenta los conocidos muros, encuestas, likes y posibilidad de compartir incluso streaming de video, esto permite intercambiar información de forma más intuitiva dentro de la empresa, facilitando la divulgación interna de contenido relevante.

Compañías de mayor tamaño requieren un modelo estructurado de publicación de contenidos en una intranet, Office 365 cuenta con Share Point como plataforma base de un sitio web interno personalizable, Share Point permite publicar noticias, compartir anuncios de interés general, generar bases de datos de conocimiento, entre otros. El formato visual de Share Point se adapta a computadores y dispositivos móviles. En el caso de la administración de documentos sensibles en la Intranet, Share Point se integra con el directorio activo para establecer roles adecuados de acceso a las publicaciones.

Para desarrolladores como Juliana existen servicios en la nube con la capacidad de integrar sus entornos de creación de código con repositorios remotos, dirigido tanto a ambientes .Net como Open Source. Este es todo un mundo por sí mismo (Azure) y hablaremos de él en un artículo posterior.